CIRCOLARE 018/2006 DEL 16 MAGGIO 2006

ANTIRICICLAGGIO

GLI OBBLIGHI DEI PROFESSIONISTI

A partire dal 22 aprile, gli obblighi antiriciclaggio previsti dalla legge n. 197 del 5 luglio 1991 sono estesi alle società di revisione iscritte nell’apposito albo e ai soggetti iscritti nell’albo dei ragionieri e dei periti commerciali, nel registro dei revisori contabili, nell’albo dei dottori commercialisti e dei consulenti del lavoro; tali obblighi sono, inoltre, estesi ai notai e agli avvocati quando - in nome o per conto di propri clienti - compiono qualsiasi operazione di natura finanziaria o immobiliare e quando assistono i propri clienti nella progettazione o nella realizzazione di determinate operazioni - (art. 2, comma 1, lettere p), s) e t), D.Lgs. 20 febbraio 2004, n. 56

Con l’emanazione della direttiva n. 2001/97/CE, l’Unione Europea ha introdotto alcune novità in materia di antiriciclaggio; tale direttiva è stata recepita in Italia mediante l’emanazione del D.Lgs. n. 56 del 20 febbraio 2004.

La novità riguarda l’estensione degli obblighi antiriciclaggio (previsti nella legge 197 del 5 luglio 1991), anche a professionisti che operano al di fuori del settore finanziario.

Il D.Lgs. n. 56/2004 (art. 3, comma 2) delega al Ministero dell’Economia e delle Finanze il compito di emanare un apposito decreto in cui illustrare il contenuto e le modalità di esecuzione degli obblighi antiriciclaggio.

Tale incarico viene eseguito con l’emanazione del D.M. 3 febbraio 2006, n. 141 (in G.U. n. 82 del 7 aprile 2006, Suppl. Ord. n. 86), nel quale vengono esposti gli obblighi di identificazione e conservazione delle informazioni e di segnalazione delle operazioni sospette.

Successivamente, l’Ufficio Italiano Cambi ha pubblicato il provvedimento 24 febbraio 2006, nel quale vengono illustrate le istruzioni applicative degli obblighi di identificazione, registrazione e conservazione delle informazioni e di segnalazione delle operazioni sospette.

Quadro normativo

direttiva n. 2001/97/CE

D.Lgs. 20 febbraio 2004, n. 56

legge 5 luglio 1991, n. 197 (di conversione, con modificazioni, del D.L. 3 maggio 1991, n. 143, c.d. "legge antiriciclaggio")

decreto del Ministero dell’Economia e delle finanze 3 febbraio 2006, n. 141

UIC, provvedimento 24 febbraio 2006.

I soggetti destinatari

Il D.Lgs. n. 56/2004 - art. 2, comma 1, lettere p), s) e t) - individua i soggetti obbligati agli adempimenti antiriciclaggio; più precisamente, indica i seguenti soggetti:

società di revisione iscritte nell’apposito albo;

soggetti iscritti nell’albo dei ragionieri e dei periti commerciali, nel registro dei revisori contabili, nell’albo dei dottori commercialisti e nell’albo dei consulenti del lavoro;

notai e avvocati quando, in nome o per conto di propri clienti, compiono qualsiasi operazione di natura finanziaria o immobiliare e quando assistono i propri clienti nella progettazione o nella realizzazione di operazioni riguardanti:

il trasferimento a qualsiasi titolo di beni immobili o attività economiche;

la gestione di denaro, strumenti finanziari o altri beni;

l’apertura o la gestione di conti bancari, libretti di deposito e conti di titoli;

l’organizzazione degli apporti necessari alla costituzione, alla gestione o all’amministrazione di società;

la costituzione, la gestione o l’amministrazione di società, enti, trust o strutture analoghe.

Nota bene

La recente modifica al D.Lgs. n. 56/2004 operata dalla legge Comunitaria 2005 (legge n. 29/2006) - oltre ad impegnare il legislatore a recepire entro 18 mesi la nuova direttiva in materia di antiriciclaggio - ha aggiunto la lettera s-bis) nell’art. 2, comma 1, includendo tra i destinatari della normativa antiriciclaggio anche i tributaristi e le società di servizi (i c.d. centri di elaborazione dati), coloro cioè che offrono prestazioni professionali nell’area contabile e fiscale

Le istruzioni dell’UIC al riguardo precisano che gli obblighi si applicano ai liberi professionisti operanti sia in forma individuale, sia in forma associata o societaria.

Vengono, inoltre, fornite alcune ulteriori indicazioni specifiche:

non è dovuta l’osservanza delle norme antiriciclaggio per le attività che i professionisti svolgono nella qualità di organi di gestione, amministrazione, controllo e liquidazione di società, enti, trust o altre strutture analoghe;

le disposizioni antiriciclaggio si applicano ai liberi professionisti abilitati ad operare in Italia, anche per l’attività svolta all’estero che sia soggettivamente od oggettivamente collegabile al territorio italiano;

non si applicano ai professionisti stranieri operanti in Italia in regime di libera prestazione di servizi in conformità alla relativa disciplina comunitaria;

(per quanto riguarda le società di revisione) le disposizioni antiriciclaggio si applicano alle società aventi sede legale in Italia, nonché agli stabilimenti italiani di società di revisione aventi sede legale all’estero, anche per l’attività ivi svolta.

Gli obblighi antiriciclaggio

Gli adempimenti della normativa antiriciclaggio prevedono una serie di obblighi che gravano in capo ai professionisti. Tali obblighi corrispondono a:

identificazione dei clienti;

istituzione di un archivio unico e registrazione e conservazione in esso dei "dati identificativi" dei clienti e le altre informazioni relative alle prestazioni professionali eseguite;

segnalazione all’UIC delle operazioni sospette di cui all’art. 3 della "legge antiriciclaggio";

segnalazione al Ministero dell’Economia e delle finanze delle violazioni di cui all’art. 1 della "legge antiriciclaggio";

istituzione di misure di controllo interno, al fine di prevenire ed impedire la realizzazione di operazioni di riciclaggio;

adeguata formazione dei dipendenti e collaboratori (solo per i liberi professionisti, non per le società di revisione per espressa esclusione di queste, come indicato dall’art. 2, comma 2, del decreto n. 141/2006 del Ministero dell’Economia e delle finanze).

Identificazione dei clienti

Il D.M. n. 141/2006 (art. 3) prevede che "il libero professionista identifica ogni cliente qualora la prestazione professionale fornita abbia ad oggetto mezzi di pagamento, beni o utilità di valore superiore a euro 12.500,00. L’obbligo di identificazione sussiste anche in presenza di operazioni frazionate".

Operazioni frazionate

Per operazioni frazionate il legislatore intende un’operazione unitaria sotto il profilo economico di valore superiore a 12.500,00 euro, posta in essere attraverso più operazioni, effettuate in momenti diversi e in un circoscritto periodo di tempo, singolarmente di valore non superiore a 12.500,00 euro.

Il decreto prevede, inoltre, che l’obbligo di identificazione sussiste tutte le volte che l’operazione è di valore indeterminato o non determinabile (costituzione, gestione o amministrazione di società, enti, trust o strutture analoghe costituiscono in ogni caso un’operazione di valore non determinabile).

Nella determinazione del valore della prestazione professionale o dell’operazione non si tiene conto del compenso del professionista o della società di revisione.

Modalità dell’identificazione

L’identificazione viene effettuata dal libero professionista:

in presenza del cliente, al momento in cui inizia la prestazione professionale a favore del cliente stesso;

mediante un documento valido per l’identificazione non scaduto.

Le istruzioni dell’UIC precisano che - quando il conferimento dell’incarico è compiuto congiuntamente da più clienti - l’identificazione è dovuta per ciascuno di essi.

Inoltre, nel caso in cui della prestazione professionale siano stati incaricati congiuntamente più professionisti, ciascuno di essi deve procedere all’identificazione.

L’identificazione può avvenire mediante tre modalità: diretta, indiretta o a distanza.

Identificazione diretta	è effettuata alla presenza fisica contestuale del cliente e del professionista ovvero di un dipendente o collaboratore di quest’ultimo o della società di revisione; l’identificazione è effettuata sulla base di un documento valido per l’identificazione e non scaduto.
Identificazione indiretta	è effettuata senza la presenza fisica del cliente, solo quando questi sia già stato identificato direttamente per un’altra operazione, oppure i dati identificativi possono essere acquisiti diversamente (da atti pubblici, scritture private autenticate, da documenti recanti la firma digitale, da dichiarazione dell’Autorità consolare italiana, da attestazione di un altro professionista o di una società di revisione di uno dei Paesi membri della UE).
Identificazione a distanza	è effettuata senza la presenza fisica contestuale del cliente e del professionista, quando per i clienti ai quali sia stata rilasciata un’apposita attestazione, qualora il soggetto attestante, presso il quale i clienti siano già stati identificati, rientri in una delle categorie seguenti: intermediari abilitati; enti creditizi o enti finanziari di Stati membri dell’Unione Europea; banche aventi sede legale e amministrativa in Paesi non appartenenti all’Unione Europea, purché aderenti al Gruppo di Azione Finanziaria Internazionale e succursali in tali Paesi di banche italiane e di altri stati aderenti al GAFI. In nessun caso l’attestazione può essere rilasciata da soggetti che non hanno insediamenti fisici in alcun Paese. L’attestazione deve essere idonea a confermare che il soggetto che deve essere identificato è lo stesso titolare di un conto o di un rapporto presso l’intermediario attestante.

Archivio unico: registrazione e conservazione delle informazioni

Il Ministero dell’Economia e delle finanze prevede che il libero professionista debba istituire un archivio unico nel quale raccogliere e conservare le informazioni in ottemperanza agli obblighi antiriciclaggio.

Se l’attività professionale è svolta in forma associata o societaria, l’archivio può essere tenuto in forma accentrata nello studio o ufficio. Ogni componente l’associazione o la società può comunque formare un proprio archivio.

La registrazione deve essere effettuata tempestivamente e, comunque, non oltre il trentesimo giorno dal compimento dell’identificazione.

Se il professionista deve modificare i dati identificativi e le altre informazioni contenute nell’archivio unico, vi deve procedere entro 30 giorni dal momento in cui viene a conoscenza delle variazioni.

I dati e le informazioni devono essere conservati nell’archivio per 10 anni dalla conclusione della prestazione professionale.

Modalità di tenuta dell’archivio

L’archivio deve essere tenuto nel seguente modo:

mediante la conservazione delle operazioni seguendo un ordine cronologico;

in modo ordinato assicurando la trasparenza e la chiarezza delle informazioni, la facilità della consultazione, della ricerca e del trattamento dei dati.

Le istruzioni dell’UIC consentono ai liberi professionisti, che - per obbligo di altre disposizioni di legge - sono costretti a tenere un registro della clientela, di utilizzare lo stesso per adempiere agli obblighi previsti dalle norme antiriciclaggio a condizione che tutte le indicazioni previste da tali norme risultino riportate.

L’archivio può essere tenuto sia mediante strumenti informatici, sia in forma cartacea.

Nota bene

I professionisti e le società di revisione possono affidare la tenuta e la gestione dell’archivio unico informatico in "outsourcing" a terzi (ad esempio, altri professionisti o società di revisione, associazioni di categoria, centri di servizio), purché venga loro assicurato l’accesso diretto ed immediato all’archivio. Resta ferma, comunque, la loro responsabilità per il rispetto degli obblighi antiriciclaggio.

Rilevazione e segnalazione di operazioni sospette

Il decreto del Ministero dell’Economia e delle Finanze n. 141/2006 prevede (art. 9) che i liberi professionisti hanno l’obbligo di segnalare all’UIC ogni operazione che - per caratteristiche, entità, natura o per qualsivoglia altra circostanza conosciuta a ragione delle funzioni esercitate, tenuto conto anche della capacità economica e dell’attività svolta dal soggetto cui è riferita - induca a ritenere, in base agli elementi a sua disposizione, che il danaro, i beni o le utilità oggetto delle operazioni medesime possano provenire dai delitti previsti dagli articoli 648-bis e 648-ter del Codice penale.

Il professionista deve, quindi, tenere conto dei seguenti elementi:

natura dell’operazione;

caratteristiche dell’operazione;

qualsivoglia altra circostanza conosciuta a ragione delle funzioni esercitate;

capacità economica e attività svolta dal soggetto.

Nella valutazione di questi elementi, il professionista deve adoperare le informazioni in proprio possesso, acquisite nell’ambito dell’attività professionale prestata, esaminando complessivamente, nel tempo, i rapporti intrattenuti con i clienti, rilevando eventuali incongruenze rispetto alla capacità economica, alle attività svolte e al profilo di rischio di riciclaggio.

L’individuazione delle operazioni sospette

Il professionista si trova di fronte al problema di individuare le operazioni sospette; a tal fine, l’UIC ha esposto una serie di criteri da tenere in considerazione per adempiere a questo compito.

Oltre ai menzionati criteri, le istruzioni dell’UIC hanno esposto una serie di indicatori di anomalia delle operazioni oggetto della prestazione, di fronte ai quali il professionista sarebbe legittimato a sospettare il configurarsi di un’operazione da segnalare.

Questo elenco predisposto dall’UIC non rappresenta però un elenco esaustivo - dove, al verificarsi di una delle fattispecie elencate, il professionista debba obbligatoriamente segnalare l’operazione - ma rappresenta soltanto un insieme di criteri che il professionista deve adottare per fare una valutazione che sarà, comunque, soggettiva e può variare da professionista a professionista.

Modalità di segnalazione

Il professionista - cui è stato conferito l’incarico di eseguire la prestazione professionale - provvede personalmente ad eseguire la segnalazione dell’operazione sospetta.

Le segnalazioni devono essere effettuate senza ritardo, ove possibile prima del compimento dell’operazione oggetto della prestazione professionale; qualora il professionista sia venuto a conoscenza di elementi che fanno sospettare la provenienza del denaro, beni e utilità da un delitto non colposo, deve darne tempestiva comunicazione.

La segnalazione deve essere trasmessa in forma cartacea all’Ufficio Italiano Cambi e deve contenere i seguenti dati:

dati del segnalante;

dati del soggetto segnalato; nel caso in cui il cliente operi per conto di una persona diversa, devono essere indicati anche i dati relativi a quest’ultima;

informazioni sull’operazione oggetto di segnalazione;

motivi del sospetto.

Istituzione di misure di controllo interno e formazione del personale

Le istruzioni dell’UIC ricordano quanto disposto dal regolamento del Ministero dell’Economia e delle finanze con riguardo ad altri obblighi come:

controllo interno - i professionisti e le società di revisione devono svolgere attività di controllo interno per la verifica del corretto adempimento degli obblighi antiriciclaggio e si devono assicurare che i controlli vengano svolti con continuità;

formazione dei dipendenti e collaboratori: i professionisti, ad eccezione delle società di revisione per espressa esclusione del regolamento del Ministero dell’Economia e delle finanze, si devono preoccupare di formare i propri dipendenti e collaboratori circa l’adempimento degli obblighi antiriciclaggio e le responsabilità che possono derivare dalla loro inosservanza. Un supporto all’azione di formazione del personale può essere fornito dagli ordini professionali.

Obbligo di collaborazione attiva con le autorità antiriciclaggio

Un ulteriore obbligo che grava in capo ai professionisti corrisponde a quello di collaborare con l’UIC, in quanto tale ufficio è dotato di poteri investigativi per raggiungere i propri scopi: tale istituto può richiedere informazioni a tutti i soggetti tenuti ad osservare la legge in questione e, d’altro canto, su questi grava l’obbligo di collaborare con lo stesso.

Quindi, se il professionista segnala un’operazione sospetta, l’UIC può richiedere loro ogni informazione necessaria per la propria attività investigativa.

Fonte Ipsoa Circ. 15.05.06